また毎日のように仕事でミスを連発してしまい、なかなか改善のみられない人もいるわけですが、そんな方でもミスなどしたくないというのが本音で何とか改善したいと思っているものです。
誰でも仕事で失敗はしてしまうものですが、出来る限りミスは防ぎたいものではないでしょうか？
小さなミスが重大な問題を引き起こすこともありますし、業務上のミスを繰り返すことは信頼関係にもヒビが入るきっかけにもなりかねませんからやはりミスをしないにこしたことはないわけなのです。
毎日一生懸命仕事をしているのに、ミスが原因で仕事を任せてもらえなくなってしまったり、会社の人たちとうまくいかなくなるという事態は避けたいものです。
ミスを繰り返してしまう方というのは、なかなかきちんとした対策を講じてないばかりか、なんでミスをおかしてしまうのか？さえ気づいていないことが多いですから、仕事でミスを連発する人の特徴と対策についてご紹介したいと思います。
仕事でミスを連発する人の特徴
仕事でミスを連発する人というのは、共通した特徴がありますから、アナタはどれくらい当てはまるかチェックしてみて下さい。
人の話をきちんと聞いていない
仕事でミスを繰り返す人に最も多いのが、人の話をちゃんと聞かないという特徴があります。
このような人というのは、打合せや会議などで違うことを考えていることが多く、内容が断片的に記憶に残っているだけなので、どうしても勘違いや思い込みで仕事を進めてしまう傾向があるのです。
なぜ、打合せや会議などで違うことを考えるクセがついてしまうのか？という点についてですが、常にやるべき仕事について、断片的に残っている記憶をもとに進めていますから、違う案件にとりかかるときに曖昧な記憶をいつも振り返る思考になっているのです。
期限が迫っている仕事があったときに、別の案件の打合せや会議が入るとその最中に「アレってどうのようにするんだっけ？」というような記憶を辿るようなことをして違うことを考えているわけなのです。
また、人の話をきちんと聞いていない人で、違うことを考えているパターンとは別に上の空で打合せや会議を過ごしているというパターンもあります。
これは、単純に集中して聞く力が弱いという性格的な弱点があり、肝心なポイントを覚えていなかったりすることでミスをしてしまうのです。
デスクの生理整頓ができていない
仕事を進めていくうえで書類の管理というのは、とても大切なことです！
仕事でミスが多い人ほど、デスクや引き出しが煩雑な状態になっていることが多く、どこに何があるのかわからないので、こういう環境で仕事をしていますと、どうしてもミスに繋がってしまいます。
習慣というのは、なかなか改善できないものなので、生理整頓が苦手な方は整理されているデスクや引き出しのほうが効率よく仕事ができるとわかっていても、全く改善しようという意識のない方がほとんどだと思います。
パソコンのデスクトップにファイルが画面いっぱいになっている
仕事でミスをよくする人というのは、基本的に整理整頓が苦手ですからパソコンの中も同じように煩雑になっていることが非常に多いのです。
フォルダをあらかじめ作っておいて、つど分類すればファイルなんていうものはパソコン内で簡単に管理できるわけですが、めんどくさいという意識からパソコンのデスクトップの画面いっぱいにファイルが貼り付いていたりするのです。
画面におけなくなったファイルは、適当につくったフォルダにボンボン入れていってしまい、机の上の煩雑になった書類と同じようにどこにファイルを置いたのかわからなくなってしまい、肝心なときにファイルを探すのに苦戦してしまうような仕事をしているのです。
このような状態ですと、必然的に仕事でのミスというのは多発してしまうわけなのです。
ポーズだけでメモをとっている
よく、仕事をするのに大切なのはきちんとメモをとること！と上司や先輩から指導されることが会社では多いと思うのですが、メモさえとっておけばいいというポーズだけの人というのは仕事でのミスが多いです。
ポーズだけでメモをとっている人というのは、自分が書いたメモなのに何を意味しているのかが、後日メモをみてもわからないということが往々にしてあります。
こういうメモの取り方では、メモをとっていないことと同じですから必然的に仕事のミスも繰り返し多くなってきてしまいます。
段取りが悪く行き当たりばったりの仕事をしている
仕事で連発してミスをする人は、段取りがきちんとできないというのも特徴としてあります。
わかりやすい例としては、大事な商談で初めて相手に会うというときに名刺がきれていたり、会社のデスクに名刺入れを置き忘れてしまったりして、名刺を渡せないような段取りが悪い仕事の仕方をする人というのが結構、多いのです。
急にアポが入り、たまたま名詞がきれてしまったという場合は仕方がないことですが、何週間も前から会う日時が決まっていたにもかかわらず、名刺がきれることを認識していないような仕事の仕方では全くいけません。
また、慌てて会社をでてしまい名刺入れを忘れてしまったというケースの場合も、大事な商談で相手の方に誠実な対応をしないといけないのに行き当たりばったりの仕事をしているわけなのです。
段取りよく仕事をするということは、ゴールをきちんと意識して進めていくということに尽きますから行き当たりばったりの仕事の仕方では、ミスを防止することはできないわけです。
曖昧な情報で仕事を進めている
人の話をきちんと聞いていないということが原因となっているのですが、やるべきことの情報を正確に把握していないことで、勘違いや思い込みで仕事を進めてしまうことが仕事でミスを繰り返す人の特徴としてあります。
感覚だけで仕事をするクセがあると、きちんとした情報でなくてもあまり気にすることなく進めることも苦にならないですから、自分で勝手に解釈することが多いわけなのです。
仕事において曖昧な情報で進めるというのがミスをおこすリスクを大きくはらんでいますから、やはり正確な情報を常に把握して仕事を進めなければミスを防止することはできないのです。
精神的に疲れている
精神的に疲れている人というのも仕事でミスを連発する傾向がとても高いのです。
人というのは心も体もリフレッシュすることをどこかのタイミングで行わなければ、疲労が蓄積されてしまい、それが原因となって仕事でミスを連発してしまいます。
効率の悪い仕事の仕方をしていますと、それだけでもストレスになり、疲労しますから職場の働く環境も自分自身で変えていくことができるものは、改善する必要があるのです。
散乱した書類の山、何が入っているのかわからなくなった机の引き出し、パソコンの中にあるはずの必要なファイルが探せないなど、このような環境の中で仕事をしていると自分自身では、なかなか気づかないのですが、効率が悪くなっていてストレスが溜まってしまうのです。
また、休日に一日中寝ていて疲れがなかなかとれないような過ごし方をしていますと、心と体もリフレッシュすることは、できませんから疲れがたまって仕事のミスにつながらないように生活スタイルの改善も必要になってきます。
常に忙しく仕事に追われている
仕事は追われているより、追いかけているほうが心にゆとりをもつことができ、大変だけれども楽しく仕事ができるというものです。
仕事でミスが多い人というのは、常に忙しくて仕事に追われているというのも特徴として挙げられます。
忙しくて仕事に追われていると、どうしてもゆとりがなくなってきますから、確認を怠ってしまうわけなのです！
確認を怠ると書類なども誤字や脱字のチェックや計算があっているのかもチェックしないまま、ミスに気づかず提出をしてしまい、叱られるという結果に繋がり、簡単な仕事にもかかわらず、ミスをおかしてしまうわけなのです。
仕事でミスをしないための対策
人の行動が原因となって仕事上で起こる人的ミスをヒューマンエラーと呼ぶわけですが、小さなミスが時にはクライアントやお客様に多大な迷惑をかけてしまい、会社に大きな損失を与えてしまうことも少なくありません。
ですから会社としてはできるだけヒューマンエラーが起きないような仕組みづくりやルールなどを決めて対策を講じているものですが、それでもミスを繰り返すような人というのはどんな会社にも残念ながらいるものです。
自分のミスによって同僚に迷惑をかけたり、会社に損失を与えないためにも、ぜひアナタ自身でも対策をとることで、ヒューマンエラーを回避するようにして下さい。
注意力を高める
仕事でミスをおかさないために、まず最初に意識して取組むべきべきこととして注意力を高めることを身につけるようにしてみて下さい。
注意力を身につけるには、常に何が重要であるのかを考えながら仕事を進めることがポイントになり、人の話は上の空で聞くことなく、疑問に思うことはその場で質問することを習慣づけることが大切になります。
また、メモの取り方にも工夫をすることが大事で注意力を高めるまとめのコツとしては、主語と述語だけで記載するように意識して、あとからメモをみたときに行動レベルにどのようにうつせばよいのかわかりやすく記入するようにして下さい。
集中力を高める
集中して仕事に取組むような働き方ができるようになると、かなり仕事のミスというのは減ってきますから、集中力を高めることも実践することをお勧め致します。
集中力を高めるポイントについては、次のようなものが効果的になります。
気が散らない環境づくり
仕事でミスをする人の特徴に、デスクの整理整頓ができていないことがあるのですが、書類などが煩雑なデスクは何かと気が散ってしまいますから、ミスにつながってしまうのです。
脳内は新しい刺激に敏感で、仕事に集中しているつもりでも他の新しいものが目に入った瞬間にそちらの方に興味が行ってしまい、集中することができなくなってしまうため、気が散って集中力が低くなってしまうのです。
ですから集中力を高めるためには、余計なことに気が取られないようにデスクの上を整理整頓して、必要がないものは机の上に置かず、引き出しにしまうなどして視界に入らないよう環境づくりがとても大切なのです。
また、机の中に何でも押し込んでしまうのではなく、整理整頓して必要なものをまとめておくようにすると仕事の効率も確実に上がってきます。
パソコンのデスクトップも同じことが言えますから、余計なものが気にならないようにきちんと項目を決めフォルダ分けすることで、今やることだけを集中できるような環境にする必要があるわけなのです。
重要な仕事は1日ひとつで取組む
仕事が多くなったり、やらなければならないことが沢山あると、どうしてもダラダラとこなしてしまいがちですが、このような状態で仕事をしても先が見えなくなってしまい、常に仕事に追われていると感じてミスに繋がってしまうことがあります。
そのため、忙しいときこそ、今日やる仕事で特に重要なものを見極めて取組むと集中力が高まるようになります。
重要な仕事を1日一つにし集中力が高まる働き方をすると、仕事のミスをしないようになってきますから、この思考と行動というのは、集中力を高める重要なポイントになってくるわけなのです。
物事を区切って考える
連続して仕事を続けていますと、集中力が低下してしまいますから、できるだけ物事を区切って考えるような思考をもつことも仕事のミス低減に確実につながります。
時間で区切るようにするとなおベストで、この仕事は何時までに終わらすというような目標を決めることで物事を区切って考える行動というのが身についてきます。
時間内で終わらせることを意識して、ダラダラとしないように区切って働くと短時間で集中できるようになってきます。
前日に事前準備しておく
大がかりな仕事や同じ作業を繰り返したりして疲れたと感じると、どうしてミスを引き起こす原因になってしまいます。
なるべく前日に翌日の仕事が取りかかりやすいように準備しておく癖をつけることも結構、大事だったりします。
準備をすることで脳内で翌日の予行練習となり、次の日には前日の予行練習の成果を発揮できるだけでなく、スムーズに仕事を進めやすくなります。
あらかじめ準備しておいた方が集中力も維持しやすく、注意力も増してきます。
思い込みを疑う
仕事に慣れが出てくると自分の力を過信してしまうことがあります。
仕事が慣れてきたころには自分なりのやり方だったり「自分はこのくらいのことなら出来る、覚えている」という仕事に対する心の余裕も出来てきたりします。
心にゆとりをもって仕事に臨むことができるのは良いことなのですが、そこで本来の順序とは異なる作業をしてしまったりすることがうっかりミスの原因のひとつとなっていることがあります。
自分は正しい仕事をしているという思い込みは危険なんです！
自分のやり方や解釈に問題がないかを、常にきちんと確認する必要がありますので、いくら慣れてきても自分の思い込みを疑うようにして、確認を怠らないようにしましょう。
そうすることで、仮に自分が誤った解釈をしていたことによって起こってしまう、うっかりミスを防いだり、ミスをしても早い段階で発見して、簡単に軌道修正をすることもできるようになります。
ミスしたことを記録する
何かミスをしてしまったときにはミスしたこと、そしてそのミスが原因で、どんな迷惑をかけてしまったかをその都度メモなどで記録するようにしてみて下さい。
記録する時に、どんなミスをしたのか？ということだけでなく、そのあとどのようにミスを解決したか、そして自分のうっかりミスによってどんな迷惑をかけてしまったかという内容も記録することがポイントになります。
そうすることで、自分がミスをしやすい箇所が分かってくるので、その箇所でミスが起こらないよう気を付けることが出来るようになってきます。
さらに、迷惑をかけてしまったことを記録しておく上で相手の立場になって物事を考えると仕事のミスに対する心構えが変わってきます。
どんな小さなことでも、記録に残すことはとても大切なのです。
声に出して再確認する
自分で仕事のミスを発見しやすい対策方法として効果的なのが実際に声に出して内容を再確認することです。
ひとつひとつを声に出すことで的確に確認することができますし、声に出してみることで、後から指摘されてから気づく「なんでこんなミスをしたのだろう」というような仕事のミスに気づくことができるようになります。
ミスを起こさないような実際の事例で日常よくみかける光景としては、駅員さんなどが指差し確認で声を出して安全対策しているものがあります。
毎日のルーティン業務ほど実は、ミスを起こしやすいですから駅員さんが指差しで声にだし確認する行為というのは、ミスを防止する対策としては非常に効果的なのです
ただ、声に出せない環境で仕事をされている方もいらっしゃると思いますから、そのような環境ではチェックリストを作っておくことも効果的になります。
チェックリストを事前に作成しておくことで仕事の進捗にあわせて声にださなくても目視で確認することができるわけなのです！
自分以外の人に確認してもらう
自分ひとりでミスを減らすのにはどうしても限界がありますので、上司などに確認してもらうことも大切です。
自分以外の人に確認してもらうことで自分では気付かないミスを見つけることができますし、第三者の目でチェックをしてもらうことによって新たな気づきをえることだってできるわけなのです
どうしても、確認してくれる人がいないという場合もあると思いますから、そのような状況では適度に休憩をとってから、自分で再確認するようにしてみて下さい。
疲れているときというのは、どうしてもミスが出やすくなってしまったり、ミスを見つけることができなくなってしまうこともありますので、少し休憩をはさみ、時間を空けることで気持ちをリフレッシュして再確認することでミスを防ぐことができるのです。
４Ｓ活動を実践する
４Ｓ(よんえす)とは、整理・整頓・清掃・清潔の頭文字のさ行をとってこうよばれている、職場の安全衛生の向上をはかり、生産性を高めようという活動のことで、日本電産ではこれに躾と作法を加え６Ｓ運動に取組んでいたり、東芝グループなどでは、整理・整頓・清掃・清潔・躾・しっかり・しつこくの７Ｓ活動に取組んでいたりします。
４Ｓ活動は、日頃から整理整頓が苦手な方にとってはとてもめんどくさい取組みなのですが、引き出しやキャビネットに書類などをきれいに整理して管理し、デスクの上を常に何もおかず整然とした状態を保つことで、仕事の作業効率がかなりアップするのです。
作業効率を改善することで仕事のミスの防止につながる対策となるのが、４Ｓ活動というわけなのです。
煩雑なデスクの書類、書類で一杯の引き出し、ファイル管理が全くできていないパソコンのデスクトップなど４Ｓ活動で常に整理・整頓・清潔・清掃を習慣化するようにしてみて下さい。
４Ｓ活動の実践方法としては、業務の終了で帰宅する際に必ず机の上の書類を引き出し・キャビネットに片付けるというクセをつけるようにすることがポイントです。
外出して直帰する際にも、これを徹底できるようになると作業効率がかなり改善され、仕事のミスを防止できる対策に確実になっていきます。
まとめ
仕事でミスを連発してしまう人の特徴とミスをしないための対策方法をご紹介しましたが、参考になりましたでしょうか？
- 注意力を高める
- 集中力を高める
- 思い込みを疑う
- ミスしたことを記録する
- 声に出して再確認する
- 自分以外の人に確認してもう
- ４Ｓ活動を実践する
この７つのことを習慣化することで、ミスを防ぐことができるだけでなく、自分がミスをしやすい気を付けるべき箇所を把握することができるようになってきます。
仕事をしていくうえであまりにもミスを繰り返すと信頼関係にもヒビが入ってしまいますので、ミスを防止する対策を知っておき、それを実践することも大切な仕事なのです。
きちんと対策していても、人間がやることなのでヒューマンエラーというのは起こってしまうものです。
仕事でミスすることなど誰にでもあることですから、あまり気にしすぎることがないようにして、肝心なことはミスした後にしっかりと対応し必ず解決するという行動とそこできちんと学ぶということなのです。
ミスをした後の対応策も経験することによって長い目でみると自分のスキルになりますからミスをおかしてもできるだけプラス思考でいることを忘れないで下さい。